Polska administracja publiczna wkracza w kluczowy etap cyfryzacji, rezygnując z tradycyjnej, papierowej korespondencji na rzecz nowoczesnych e-Doręczeń. Nowe przepisy dotyczące obowiązkowych doręczeń elektronicznych, które na tę chwilę mają wejść od 1 stycznia 2025 roku, mają na celu usprawnienie komunikacji między urzędami a przedsiębiorcami oraz wprowadzenie efektywnego systemu wymiany dokumentów. Ale kto dokładnie musi wprowadzić e-Doręczenia w swojej firmie? Sprawdźmy, jakie są nowe obowiązki i terminy dla przedsiębiorców.
Spis treści
Co to są e-Doręczenia?
E-Doręczenia to nowy system kontaktu urzędów z ich klientami oraz możliwość wymiany korespondencji elektronicznej między podmiotami prywatnymi. System ten ma zastąpić tradycyjne metody doręczeń, takie jak przesyłki polecone z potwierdzeniem odbioru czy doręczenia osobiste. Główna idea e-Doręczeń to wyeliminowanie papierowej korespondencji na rzecz komunikacji elektronicznej. W przypadkach, gdy doręczenia elektroniczne nie będą mogły być zastosowane, organy publiczne skorzystają z tzw. publicznej usługi hybrydowej, w której dokumenty będą drukowane i pakowane automatycznie przez Pocztę Polską.
Ważne daty
Proces wdrażania e-Doręczeń jest podzielony na kilka etapów, aby ułatwić przedsiębiorcom dostosowanie się do nowych wymogów:
Od 1.01.2025 r.
- Organy administracji rządowej
- Jednostki budżetowe obsługujące te organy
- Inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze
- Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego
- Fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego
- Narodowy Fundusz Zdrowia
- Agencje wykonawcze
- Instytucje gospodarki budżetowej
- Państwowe fundusze celowe
- Samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej
- Uczelnie publiczne
- Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne
- Państwowe i samorządowe instytucje kultury
- Inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych
- Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki
- Związki metropolitarne
- Samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego
- Inne podmioty publiczne
Od 01.10.2029 r.
- Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki
- Związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej
- Sądy
- Trybunały
- Komornicy
- Prokuratura
- Organy ścigania
- Służba Więzienna
Obowiązki związane z e-Doręczeniami
Założenie adresu do doręczeń elektronicznych jest procesem nieskomplikowanym i można go przeprowadzić w pełni elektronicznie. Przedsiębiorcy mają do wyboru dwie opcje: skorzystanie z publicznej usługi dostępnej na stronie gov lub usług podmiotów komercyjnych.
Po założeniu adresu do doręczeń elektronicznych przedsiębiorca musi aktywować skrzynkę e-Doręczeń, która umożliwi odbieranie korespondencji od organów administracji publicznej. Przedsiębiorcy wpisani do KRS są zobowiązani wyznaczyć administratora skrzynki, natomiast przedsiębiorcy wpisani do CEIDG mogą zarządzać skrzynką samodzielnie lub wyznaczyć administratora.
Konsekwencje braku założenia adresu do doręczeń elektronicznych
Ustawa o doręczeniach elektronicznych nie przewiduje bezpośrednich sankcji za brak założenia adresu do doręczeń elektronicznych. Niemniej jednak, przedsiębiorcy, którzy nie dostosują się do nowych przepisów, mogą napotkać poważne trudności w kontaktach z administracją publiczną. Każdorazowy kontakt będzie wymagał korzystania z trybu hybrydowego, co może wydłużać czas załatwienia spraw i powodować dodatkowe komplikacje.
Korzyści z wprowadzenia e-Doręczeń
Choć zmiana może wydawać się uciążliwa, niesie za sobą wiele korzyści. Przede wszystkim, e-Doręczenia zapewniają szybki i sprawny przepływ korespondencji, eliminują papierową dokumentację, co ułatwia archiwizację i dostęp do dokumentów. Usługa dostępna jest 24/7 z każdego miejsca z dostępem do Internetu, co znacząco poprawia efektywność zarządzania firmą.
Szkolenia z e-doręczeń – Centrum Verte
Jeśli Twoja firma planuje wprowadzenie e-doręczeń, ale brakuje Ci wiedzy i doświadczenia w tym zakresie, warto skorzystać z profesjonalnych szkoleń. Firma Centrum Verte oferuje kompleksowe szkolenia z zakresu e-doręczeń, które obejmują zarówno aspekty techniczne, jak i prawne. Dzięki temu możesz być pewny, że cały proces zostanie wdrożony poprawnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Szkolenia prowadzone przez Centrum Verte są dostosowane do indywidualnych potrzeb firm i obejmują praktyczne ćwiczenia, które pomagają w zrozumieniu i opanowaniu nowego systemu. Doświadczeni trenerzy zapewniają wsparcie na każdym etapie wdrożenia, co pozwala na szybkie i efektywne wprowadzenie e-doręczeń w Twojej firmie.
Podsumowanie
Wprowadzenie e-Doręczeń to kluczowy krok w cyfryzacji polskiej administracji publicznej, który przyniesie liczne korzyści zarówno urzędom, jak i przedsiębiorcom. Dostosowanie się do nowych przepisów jest konieczne, aby zapewnić sprawne funkcjonowanie firmy i uniknąć potencjalnych trudności związanych z tradycyjną korespondencją. Przedsiębiorcy powinni jak najszybciej zapoznać się z nowymi obowiązkami i podjąć odpowiednie kroki w celu założenia adresu do doręczeń elektronicznych. Jeśli potrzebujesz wsparcia i profesjonalnych szkoleń, warto skorzystać z oferty firmy Centrum Verte, która zapewnia kompleksowe szkolenia z zakresu e-doręczeń.
