Co to jest VoIP i jak może zmniejszyć koszty komunikacji w firmie?

Firma, która korzysta z tradycyjnej telefonii, mierzy się ze znacznymi kosztami komunikacji. Organizacja stanowisk pracy wymaga dużych inwestycji, ponieważ trzeba kupić specjalistyczny sprzęt i rozbudować telefoniczną infrastrukturę. Z powodu długiego wdrażanie łączności analogowej i opóźnienia startu pracy, istnieje ryzyko utraty potencjalnych klientów i przychodów. A jeśli biznes ma oddziały za granicą, ponosi też spore koszty na wewnętrzne międzynarodowe połączenia.

Wirtualna centralka pomaga w optymalizacji wydatków na komunikację, jednocześnie utrzymując wysoką jakość łączności.

Czym jest VoIP — Voice over IP

Voice over IP to technologia, która umożliwia odbieranie i wykonywanie połączeń przez internet. Do pracy pracownikom wystarczą laptopy lub smartfony, zestaw słuchawkowy i dostęp do internetu. Oprócz oszczędności biznes zyskuje możliwość swobodnego zatrudniania pracowników zdalnych w dowolnym miejscu, nawet poza granicami kraju.

Wdrożenie chmurowej telefonii biznesowej z podstawowymi ustawieniami zajmuje nie więcej niż jeden dzień roboczy. Firma może szybko rozpocząć pracę, aby nie stracić potencjalnych kupujących i przychodu.

Jak działa i utrzymuje komunikację technologia VoIP

Zasada działania VoIP polega na przekształcaniu głosu w cyfrowe pakiety danych, które są kompresowane i przesyłane przez sieć IP do odbiorcy.

Aby zapobiec przerwaniu rozmowy, system dostosowuje się do zmian prędkości internetu. Jeśli nagle spadnie, specjalne kodeki skompensują pakiety głosowe, aby zoptymalizować transmisję danych. Jakość połączenia pozostanie przy tym na wysokim poziomie. Oznacza to, że Twoi menedżerowie będą mogli w pełni pracować nawet przy słabym łączu internetowym.

Optymalizacja wydatków dzięki rezygnacji z fizycznej infrastruktury i sprzętu

Kable telefoniczne i fizyczny sprzęt z czasem się zużywają i wymagają wymiany. Na przykład korozja i starzenie mechaniczne pogarszają przewodność sieci telefonicznych. To z kolei powoduje trzaski, syczenie lub szumy w trakcie rozmowy. Za obsługę i utrzymanie serwerów oraz innego sprzętu niezbędnego do działania telefonii wirtualnej odpowiada dostawca usług.

Ponadto lokalna centrala PBX ma ograniczenia co do liczby podłączonych linii. Jeśli zespół się powiększy, a wolnych portów zabraknie, potrzebna będzie nowa centrala. Chmurowa centrala PBX pozwala podłączyć wymaganą liczbę nowych kont bez zbędnych wydatków na sprzęt.

Porównanie kosztów komunikacji: tradycyjna telefonia vs VoIP

Jeśli firma korzysta z tradycyjnej telefonii, musi płacić za każdą linię telefoniczną, utrzymanie sieciowej infrastruktury oraz minuty rozmów. Dostawcy telefonii internetowej zazwyczaj stosują rozliczenie abonamentowe za liczbę użytkowników oraz faktycznie wykorzystany zakres usług komunikacji.

Dodatkowo firma może uzyskać oszczędności na komunikacji wewnętrznej, jeśli podłączy numery wirtualne. Połączenia na takie numery w ramach jednej chmurowej centrali PBX są bezpłatne.

Optymalizacja wydatków przy wejściu na rynek zagraniczny

Numery wirtualne pozwalają oszczędzać nie tylko na wewnętrznych połączeniach, ale też przy ekspansji na rynek międzynarodowy.

Aby stworzyć efekt obecności i zwiększyć zaufanie klientów, warto podłączyć numery lokalne. Technologia VoIP umożliwia zakup wirtualnych numerów w dowolnym kraju bez fizycznej obecności na miejscu. Na przykład możesz kupić wirtualny numer Hamburga z kodem +49 (40), będąc w swoim biurze w Polsce.

Dodatkowe korzyści finansowe VoIP

Telefonia internetowa pomaga też zautomatyzować rutynowe procesy, aby pracownicy mogli skupić się na zadaniach, które przynoszą zysk. Poniżej przykłady funkcji i narzędzi telefonii chmurowej, które wspierają efektywne wykorzystanie czasu pracy.

Efektywność kosztowa dzięki integracji z CRM

Integracja telefonii wirtualnej z CRM automatyzuje tworzenie kontaktów i transakcji. Dane o połączeniach również automatycznie trafiają do systemu. Zamiast ręcznie wprowadzać informacje, menedżer może poświęcić więcej uwagi potencjalnym kupującym i szybciej zamykać transakcje.

Automatyczne wybieranie numeru: oszczędności czasu

Usługa automatycznych połączeń do klientów pomaga w redukcji kosztów czasu poświęcanego na ręczne wybieranie numerów. Menedżer wgrywa listę kontaktów, a program dzwoni do nich po kolei. Średnio pozwala to zaoszczędzić 5–7 sekund na wpisaniu jednego numeru. Na przykład, jeśli jeden specjalista wykonuje 10 połączeń dziennie, daje to około godzinę czasu pracy. Zespół 6 pracowników osiąga więc oszczędności 6 godzin dziennie i 30 – tygodniowo.

Ręczne wybieranie numerów kosztuje. W Polsce stawki godzinowe w call center często zaczynają się od ok. 30–32 PLN brutto. Ten sam budżet można przeznaczyć na dodatkowe połączenia i lepszą obsługę zamiast na powtarzalne zadania wykonywane ręcznie.

Przykłady: dla kogo VoIP jest najlepszym rozwiązaniem

Każda firma, niezależnie od wielkości i branży, odczuje efektywność kosztową wdrożenia VoIP. Są jednak typy biznesów, dla których telefonia chmurowa będzie szczególnie przydatna.

Startupy

Często nie mają jeszcze przychodów, które pokryłyby ich potrzeby, dlatego działają z pieniędzy inwestora. Dzięki telefonii internetowej uzyskują redukcję kosztów związanych ze sprzętem i infrastrukturą. Zaoszczędzone środki mogą przeznaczyć na rozwój.

Małe i średnie firmy

To z reguły firmy, które nastawiają się na wzrost i potrzebują rozbudowy zespołu. Dzięki VoIP mogą oszczędzić na podłączaniu nowych pracowników. Nie będą też tracić przychodu przez przestoje. Nowi pracownicy mogą odbierać i wykonywać połączenia już pierwszego dnia pracy.

Międzynarodowe firmy

Jeśli biznes ma oddziały w różnych krajach, znacząco oszczędza na komunikacji wewnętrznej. Zaoszczędzone pieniądze może przeznaczyć na inne cele — na przykład reklamę kierowaną do klientów zagranicznych. Żeby lepiej zrozumieć skalę kwot, przeanalizujmy przykład.

Średnio międzynarodowe połączenie w tradycyjnej telefonii kosztuje od 0,10 USD do 1,00 USD (ok. 0,38–3,76 PLN) za minutę. W przypadku bardziej odległych kierunków cena może sięgać ok. 3,00 USD (ok. 11,28 PLN) za minutę. Jeśli zespoły w różnych krajach rozmawiają ze sobą choćby 10 minut dziennie, przy stawce 1,00 USD/min daje to ok. 230 USD (ok. 865 PLN) miesięcznie, czyli ok. 2760 USD (ok. 10 378 PLN) rocznie. To potencjalne oszczędności, które firma może uzyskać, przenosząc komunikację na telefonię biznesową VoIP.

A jeśli biznes dopiero zaczyna wchodzić na inny rynek, inwestycja w VoIP pozwala przetestować popyt bez otwierania biura i zatrudniania lokalnego personelu. Firmie wystarczy podłączyć numery lokalne.

Podsumowanie

Wdrożenie VoIP pomaga w optymalizacji wydatków na komunikację i pozwala zaoszczędzić środki finansowe na rozwój biznesu. Oszczędności wynikają z braku potrzeby inwestowania w specjalistyczny sprzęt, infrastrukturę oraz ich utrzymanie. Dodatkowo firma osiąga redukcję kosztów komunikacji wewnętrznej i zwiększa efektywność pracy zespołu. Jednocześnie biznes zyskuje lepszą jakość i stabilniejszą komunikację.